Portal Orzeczeń Sądu Okręgowego w Krakowie

POSTANOWIENIE

Dnia 14 kwietnia 2025 r.

Sąd Okręgowy w Krakowie, II Wydział Cywilny – Odwoławczy,

w składzie:

Przewodniczący: Sędzia Agnieszka Cholewa – Kuchta

po rozpoznaniu w dniu 14 kwietnia 2025 r. w Krakowie

na posiedzeniu niejawnym

sprawy z wniosku Skarbu Państwa - Starosty (...)

przy uczestnictwie (...) sp. z o.o. w T. i E. K.

o wpis w dziale III

na skutek apelacji wnioskodawcy

od postanowienia Sądu rejonowego w Oświęcimiu z dnia 30 października 2024 roku, sygnatura akt: DZKW/KR1E/00008937/24

postanawia : uchylić zaskarżone postanowienie i przekazać sprawę Sądowi Rejonowemu w Oświęcimiu do ponownego rozpoznania, pozostawiając temu Sądowi rozstrzygnięcie o kosztach postępowania apelacyjnego.

Sędzia Agnieszka Cholewa – Kuchta

Sygnatura akt: II Ca 3199/24

UZASADNIENIE

Postanowienia Sądu Okręgowego w Krakowie z dnia 10 kwietnia 2025 r.

Wnioskodawca Skarb Państwa - Starosta (...) domagał się wpisania w dziale III księgi wieczystej (...) ograniczenia sposobu korzystania z nieruchomości, a to na podstawie dokumentów załączonych do wniosku.

Postanowieniem z dnia 16 października 2024 r. Referendarz Sądowy oddalił wniosek.

Skargę na powyższe postanowienie złożył Skarb Państwa - Starosta (...) wskazując, iż Referendarz błędnie przyjął, że przedłożone przez wnioskodawcę dokumenty nie mogą stanowić podstawy wpisu. Decyzja Wojewody (...) została wydana w formie elektronicznej i jako taka może stanowić podstawę wpisu w księgach wieczystych.

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 30 października 2024 r. Sąd Rejonowy oddalił wniosek (pkt 1) i orzekł, że każdy z uczestników ponosi koszty postępowania związane ze swoim udziałem w sprawie (pkt 2).

Uzasadniając powyższe rozstrzygnięcie Sąd wskazał, że nie można zaakceptować - jako podstawy wpisu w księdze wieczystej - dokumentu elektronicznego, którego autentyczności lub treści Sąd nie jest w stanie zweryfikować w postępowaniu wieczystoksięgowym. W szczególności dotyczy to dokumentów, których odczytanie lub sprawdzenie wymaga specjalistycznego oprogramowania niedostępnego dla Sądu rozpatrującego sprawę o wpis w księdze wieczystej. Może zaistnieć sytuacja, w której dokument urzędowy w postaci elektronicznej został zmaterializowany (tj. wydrukowany na papierze). Jeżeli odpowiedni organ władzy publicznej sporządzi materialny odpis dokumentu elektronicznego i potwierdzi go za zgodność z oryginałem, dokument taki można uznać za podstawę wpisu w księdze wieczystej. Sąd podkreślił, że zwykły wydruk dokumentu elektronicznego (bez odpowiedniego poświadczenia) nie może być uznany za właściwą podstawę wpisu w księdze wieczystej. W szczególności odnosi się to do wydruku pisma, o którym mowa w art. 393 § 1 k.p.a. Wydruk taki stanowi dowód treści pisma, lecz żaden przepis nie uznaje go za równoważny oryginałowi ani nie kwalifikuje jako podstawę wpisu w księdze wieczystej. Podstawą wpisu nie jest również kopia elektroniczna dokumentu, gdy nie posiada właściwości oryginału (zwłaszcza odnośnie do podpisu elektronicznego oraz wymagań integralności).

Dlatego też Sąd orzekł jak w sentencji postanowienia na zasadzie art. 398 ²² § 5 k.p.c.

Apelację od powyższego postanowienia wniósł wnioskodawca, zaskarżył go w całości, zarzucając błąd w ustaleniach faktycznych przyjętych za podstawę wpisu w kw oraz naruszenie art. 250 § 1 k.p.c. i art. 244 k.p.c. i wskazując na te zarzuty wniósł o uchylenie postanowienia Sądu Rejonowego w Oświęcimiu i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Sąd I instancji.

W odpowiedzi na apelację wnioskodawcy, uczestniczka wniosła o jej oddalenie oraz o zasądzenie na swoją rzecz zwrotu kosztów postępowania apelacyjnego.

Sąd Okręgowy zważył, co następuje:

Apelacja skutkowała uchyleniem zaskarżonego postanowienia i przekazaniem sprawy Sądowi Rejonowemu do ponownego rozpoznania.

W postępowaniu wieczystoksięgowym wnioskodawca jest obowiązany do dołączenia do wniosku o wpis dokumentu stanowiącego podstawę wpisu do księgi wieczystej (626 ² § 3 k.p.c.). Takim dokumentem może być decyzja administracyjna jako dokument urzędowy, jeżeli jej treść wpływa na stan prawny nieruchomości.

Zgodnie natomiast z art. 626 ⁴ § 2 k.p.c. do wniosku o wpis do księgi wieczystej, składanego wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego możliwe jest składanie tylko takich dokumentów w formie elektronicznej, które zostały sporządzone w takiej postaci, a nie odpowiednio przetworzonych dokumentów papierowych. Zgodnie z art. 626 ⁴ § 3 k.p.c. dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej niesporządzone w postaci elektronicznej notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego działający jako administracyjny organ egzekucyjny przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku o wpis. Przepisy powyższe pozostają jednak poza zakresem rozważań, ponieważ za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wnioski składają jedynie notariusze i komornicy oraz naczelnicy urzędów skarbowych w zakresie wniosków o wpisy w działach III i IV księgi wieczystej.

Sąd wieczystoksięgowy, rozpoznając wniosek o wpis, bada jedynie treść i formę wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treść księgi wieczystej (art. 626 ⁸ § 2 k.p.c.).

Zgodnie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. 2019.2204 z późn. zm., dalej „u.k.w.h.”) wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Przepis ten formułuje generalną zasadę dotyczącą formy dokumentu stanowiącego podstawę wpisu w księdze wieczystej. Jego wykładnia prowadzi do wniosku, że wpis dokonany może być w księdze wieczystej tylko na podstawie dokumentu sporządzonego w tradycyjnej formie papierowej, bo jedynie taki dokument może zostać poświadczony podpisem notariusza. Od zasady wyrażonej wskazanym przepisem występują wyjątki, co dopuszcza ustawodawca w zdaniu drugim cytowanego przepisu. Jak wyżej wskazano, w sytuacji opisanej art. 626 ⁴ § 2 k.p.c. do wniosku o wpis do księgi wieczystej, składanego wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej. Z kolei zgodnie z art. 626 ² § 3 ¹ k.p.c. do wniosku o wpis w księdze wieczystej na podstawie tytułu wykonawczego, o którym mowa w art. 783 § 4 k.p.c., należy dołączyć dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego umożliwiający sądowi weryfikację istnienia i treści tytułu wykonawczego. W elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym, prowadzonym w trybie art. 626 ⁴ k.p.c. istnieje pewność (ze względu na zastosowane rozwiązania techniczne), że dokument elektroniczny pochodzi od określonego podmiotu. Z kolei w przypadku gdy wpis jest dokonywany na podstawie orzeczenia wydanego w elektronicznym postępowaniu upominawczym przed rozpoznaniem wpisu istnienie i treść elektronicznego tytułu wykonawczego podlega weryfikacji w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do przechowywania i udostępniania tytułów wykonawczych.

Zestawiając art. 626 ² § 3 k.p.c. z art. 626 ⁴ § 2 k.p.c. można wywieść, że dokument sporządzony w postaci elektronicznej może zostać załączony tylko do wniosku składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się również, że zarówno w art. 31 ust. 1 u.k.w.h., w którym jest mowa o dokumentach stanowiących podstawę wpisu, jak również w art. 626 ² § 3 k.p.c., w którym jest mowa o dokumentach, jakie należy załączyć do wniosku o wpis, chodzi o oryginały tych dokumentów (dokumenty źródłowe), które mogą być zastąpione ich odpisami wtedy, gdy można to wywieść z przepisu szczególnego. Na równi z oryginałem dokumentu należy traktować odpis tego dokumentu, gdy został on urzędowo poświadczony przez organ państwowy, który dysponuje oryginałem. Przepis art. 250 § 1 k.p.c. stanowi, że jeżeli dokument znajduje się w aktach organów lub podmiotów, o których mowa w art. 244 § 1 i 2 k.p.c., wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Uzasadnieniem takiej formy dokumentowej jest wzgląd na podstawowe zasady instytucji ksiąg wieczystych, które są publicznym rejestrem praw dotyczących nieruchomości, a prowadzone postępowanie wieczystoksięgowe nie opiera się na zasadzie kontradyktoryjności, umożliwiającej weryfikację materiału dowodowego przez stronę przeciwną. Zasady te realizowane są ponadto w interesie publicznym w celu zabezpieczenia bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami.

Obecnie postępowanie wieczystoksięgowe nadal opiera się przede wszystkim na dokumentach materialnych, a stosowanie dokumentów elektronicznych jest przedmiotem licznych kontrowersji oraz problemów w praktyce sądów prowadzących księgi wieczyste. Istniejąca infrastruktura teleinformatyczna, a także przepisy o postępowaniu wieczystoksięgowym oraz przepisy wykonawcze nie są w pełni dostosowane do specyfiki dokumentów cyfrowych. Występujące problemy – przede wszystkim natury technicznej – dotyczą przyjmowania dokumentów elektronicznych jako dowodów w sprawach wieczystoksięgowych oraz ich analizy i dalszego przechowywania.

Zgodnie z art. 14 § 1a k.p.a. sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

Postać papierowa dokumentu to sposób utrwalenia pisma na papierze (obecnie najczęściej poprzez wydruk dokumentu sporządzonego elektronicznie) i opatrzenie go własnoręcznym podpisem, ewentualnie odręczne sporządzenie całej treści dokumentu wraz z podpisem na papierze. Postać elektroniczna dokumentu natomiast obejmuje pismo, którego treść oraz uwierzytelniony podpis czy też pieczęć wystawcy zostały sporządzone z użyciem systemów teleinformatycznych. Pisma sporządzane w formie papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Dla wywołania skutków prawnych pismo powinno być podpisane przez osobę upoważnioną do jego podpisania. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

Przepis art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2024.1557 t.j. z dnia 2024.10.21) stanowi, że ilekroć w przepisach dotyczących informatyzacji zawartych w odrębnych ustawach jest mowa o: 1) elektronicznym nośniku informacji, elektronicznym nośniku informatycznym, elektronicznym nośniku danych, komputerowym nośniku informacji, komputerowym nośniku danych, nośniku elektronicznym, nośniku magnetycznym, nośniku informatycznym albo nośniku komputerowym - należy przez to rozumieć, w przypadku wątpliwości interpretacyjnych, informatyczny nośnik danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 niniejszej ustawy; 2) danych elektronicznych, danych w postaci elektronicznej, danych w formie elektronicznej, danych informatycznych, informacjach w postaci elektronicznej albo informacjach w formie elektronicznej - należy przez to rozumieć, w przypadku wątpliwości interpretacyjnych, dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 niniejszej ustawy.

Zgodnie z art. 3 pkt 1 powołanej ustawy informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Z kolei dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (art. 3 pkt 2).

Warto też odnotować, że zgodnie z art. 393 § 1 k.p.a. w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Przepis art. 393 § 4 k.p.a. stanowi, że wydruk pisma, o którym mowa w § 1, stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej. Pismo utrwalone w postaci elektronicznej wydane przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ulega konwersji poprzez jego wydruk. Papierowy wydruk nie stanowi oryginału pisma, które było przedmiotem konwersji, a jedynie poświadczenie jego treści i metadanych z systemu teleinformatycznego. Oryginał pisma utrwalony pozostaje w postaci elektronicznej.

Dodać wypada, że art. 773 k.c. stanowi, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnik informacji, w rozumieniu tego przepisu winien cechować się trwałością informacji na nim zamieszczonych oraz możliwością odtwarzania. Nośnikiem informacji jest więc plik elektroniczny tę informację zawierający. Nośnikiem informacji może być także papier.

Konkludując, widoczny jest brak synchronizacji przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, w których umożliwiono podmiotom publicznym podejmowanie decyzji w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z przepisami kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności z zakresu postępowania wieczystoksięgowego.

W doktrynie wypowiedziano pogląd, że dokumenty elektroniczne mogą zostać zaakceptowane w postępowaniu wieczystoksięgowym jako podstawa wpisu wtedy, gdy zostaną odpowiednio dostarczone (udostępnione) sądowi orzekającemu w danej sprawie oraz zachowane w aktach wieczystoksięgowych. Pogląd ten zakłada, że podstawą wpisu w księdze wieczystej może być dokument elektroniczny, który zapisano na nośniku materialnym załączonym do wniosku. Dokument ten powinien zostać przedłożony w oryginale cyfrowym. Nośnik dostarczony przez wnioskodawcę – wraz z dokumentem elektronicznym – miałaby być przechowywany w aktach wieczystoksięgowych. Podstawą wpisu nie może być kopia elektroniczna dokumentu, gdy nie posiada właściwości oryginału (T. Czech [w:] Księgi wieczyste i hipoteka. Komentarz. Tom I. Księgi wieczyste, wyd. II, LEX/el. 2024, art. 31). Pogląd ten może jednak budzić wątpliwości, gdy weźmie się pod uwagę, że model postępowania wieczystoksięgowego opiera się na dokumentach istniejących w formie papierowej (z wyjątkami wyżej opisanymi), co podkreśla również unormowanie 361 ust. 3 u.k.w.h. Przepis ten wyklucza bowiem możliwość wydania z akt księgi wieczystej dokumentu, który stanowił podstawę wpisu. W doktrynie wyrażany jest zresztą pogląd odmienny, zgodnie z którym w postępowaniu wieczystoksięgowym z uwagi na szczególny charakter dokumentu sporządzonego w formie papierowej, odstępstwo od reguły, że podstawę wpisu do księgi wieczystej stanowi oryginał dokumentu sporządzonego w formie papierowej musi wynikać wyraźnie z podstawy prawnej. W stosunku do decyzji administracyjnej sporządzonej w formie dokumentu elektronicznego brak wyraźnie wskazanej podstawy prawnej, która stanowiłaby, że dokument sporządzony w formie elektronicznej stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

W konsekwencji zachodzi brak koherencji pomiędzy przepisami regulującymi wydanie decyzji administracyjnej w formie elektronicznej a przepisami regulującymi ustrój ksiąg wieczystych. Oznacza to, że decyzja administracyjna wydana w formie dokumentu elektronicznego nie może stanowić podstawy wpisu do księgi wieczystej. Z uwagi na fundamentalną regułę, że podstawę wpisu do księgi wieczystej stanowi tylko i wyłącznie oryginał dokumentu należy również przyjąć, że wydruk, o którym mowa w art. 393 § 1 k.p.a., decyzji administracyjnej w wydanej formie dokumentu elektronicznego nie może być uznany za dokument stanowiący podstawę w wpisu do księgi wieczystej. Co prawda, od reguły, że podstawę wpisu do księgi wieczystej stanowi tylko i wyłącznie oryginał dokumentu mogą zachodzić wyjątki, jednak muszą wynikać z wyraźnej podstawy prawnej. W stosunku do wydruku, o którym mowa w art. 393 k.p.a. brak wskazania, aby taki wydruk mógł stanowić podstawę wpisu do księgi wieczystej (dr hab. Przemysław Wołowski, Decyzja administracyjna wydana w formie dokumentu elektronicznego jako podstawa wpisu do księgi wieczystej, MOP 2022, Nr 6).

W stosunku do decyzji administracyjnej uwierzytelniany odpis może być sporządzony w oparciu o art. 73 § 2 k.p.a., który stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Przepis ten ma zastosowanie również do dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej. W związku z tym, jeżeli została wydana decyzja administracyjna w formie dokumentu elektronicznego, to podstawę wpisu do księgi wieczystej będzie stanowił jej uwierzytelniony odpis, sporządzony zgodnie z art. 250 § 1 k.p.c. (dr hab. Przemysław Wołowski, Decyzja administracyjna wydana w formie dokumentu elektronicznego jako podstawa wpisu do księgi wieczystej, MOP 2022, Nr 6). Nie ma przeszkód, aby – na potrzeby wieczystoksięgowe – dokument urzędowy w postaci elektronicznej został zmaterializowany (tj. wydrukowany na papierze). Jeżeli odpowiedni organ władzy publicznej sporządzi materialny odpis dokumentu elektronicznego i potwierdzi go za zgodność z oryginałem istniejącym w postaci elektronicznej, dokument taki można uznać za podstawę wpisu w księdze wieczystej (analogia z art. 250 § 1 zd. 1 w zw. z art. 13 § 2 k.p.c.). Stanowi to doraźne rozwiązanie istniejących trudności technicznych. Taki pogląd wyraził także T. Czech [w:] Księgi wieczyste i hipoteka. Komentarz. Tom I. Księgi wieczyste, wyd. II, LEX/el. 2024, art. 31). Stanowisko to podziela także Sąd Okręgowy w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę.

Konkludując, przepisy regulujące postępowanie wieczystoksięgowe wymagają przedłożenia wraz z wnioskiem o wpis urzędowo poświadczonego odpisu decyzji, wydanej w formie elektronicznej, dokonanego przez osobę pełniącą funkcję organu władzy publicznej, w którego posiadaniu dokument taki się znajduje, ewentualnie uwierzytelnionego odpisu takiego dokumentu sporządzonego przez pracownika jednostki organu upoważnionego do takiej czynności.

Zgodnie z art. 268a k.p.a. organ administracji publicznej może upoważniać, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Organ może zatem upoważniać takich pracowników do załatwiania spraw w jego imieniu, a także poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Upoważnienie wywołuje ten skutek, że zmienia się osoba wykonująca kompetencję organu w prawnych formach, ale upoważniony pracownik nie staje się przez to organem administracyjnym – nosicielem kompetencji (por. postanowienie NSA z 30.09.2010 r., I OZ 722/10, LEX nr 74197).

Jeżeli decyzję podpisuje osoba, która nie jest uprawniona do wykonywania kompetencji organu, jej upoważnienie powinno zostać wykazane, przynajmniej wówczas, gdy jest kwestionowane. W postępowaniu wieczystoksięgowym jednakże, ze względu na jego specyficzny, ograniczony i sformalizowany charakter, konieczne jest przedłożenie przy wniosku dokumentu urzędowego pozwalającego sądowi wieczystoksięgowemu na przeprowadzenie na jego podstawie pełnej oceny jego dowodowego charakteru (postanowienie SN z 27.06.2014 r., V CSK 429/13, LEX nr 2617416).

Wymaga odnotowania, że w niniejszej sprawie wnioskodawca złożył kopię (wydruk) decyzji Wojewody (...) (...), wydanej w dniu 05 lipca 2024 roku w formie dokumentu elektronicznego, opatrzony identyfikatorem pisma oraz informacją, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby, która je podpisała. Na wydruku decyzji odnotowano, że została podpisana z upoważniania Wojewody (...) przez Kierownika Oddziału kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodność kopii z dokumentem elektronicznym potwierdził Inspektor Wojewódzki.

Wprawdzie nie wykazano, że osoba ta była upoważniona do poświadczania odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu, ani też nie wykazano upoważniania osoby, która podpisała decyzję kwalifikowanym podpisem elektronicznym, do działania w imieniu organu.

Jednocześnie jednak wnioskodawca nie był wzywany do wykazania udzielenia tych upoważnień. Samo zaś żądanie przedłożenia takich dokumentów nie jest regułą w postępowaniu wieczystoksięgowym.

Kognicja sądu wieczystoksięgowego jest ograniczona, sprowadzając się do badania treści i formy wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treść księgi wieczystej (art. 626 ⁸ § 2 k.p.c.). Do wniosku o wpis należy dołączyć dokumenty, stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej (art. 626 ² § 3 k.p.c.). Sąd wieczystoksięgowy po merytorycznym rozpoznaniu sprawy oddala wniosek o wpis, jeżeli stwierdzi brak podstaw albo istnienie przeszkody do jego dokonania. Z powołanych przepisów wynika, że w interesie wnioskodawcy jest dołączenie do wniosku wszystkich dokumentów, we właściwej formie, które mają stanowić podstawę wpisu. Ich niezłożenie albo niekompletność uprawnia sąd do oddalenia wniosku, choćby dokument uzasadniający wpis istniał w dacie złożenia wniosku. Po uchyleniu art. 48 u.k.w.h., nie istnieje bowiem podstawa do wzywania do usunięcia dostrzeżonej przeszkody do wpisu. Należy jednak odnotować, że w literaturze nadal głoszone są dwa przeciwstawne poglądy na temat skutków niedołączenia do wniosku o wpis dokumentu, który ma stanowić podstawę wpisu, a przede wszystkim kwalifikacji niedołączenia dokumentu jako braku formalnego bądź materialnego wniosku. Rygorystyczne podejście w tej kwestii nie jest powszechną praktyką orzeczniczą. Podobnie niejednolite jest w tej kwestii orzecznictwo Sądu Najwyższego (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z 16.12.2016 r., I CSK 10/16, LEX nr 2240404; postanowienie Sądu Najwyższego z 17.06.2009 r., IV CSK 68/09, LEX nr 518173; postanowienie Sądu Najwyższego z 10.10.2007 r., I CSK 230/07, LEX nr 517977; postanowienie Sądu Najwyższego z 9.03.2004 r., V CK 448/03, LEX nr 183791; postanowienie Sądu Najwyższego z 15.03.2007 r., II CSK 517/06, LEX nr 966809).

Trzeba też zaakcentować, że w postępowaniu wieczystoksięgowym może znaleźć zastosowanie regulacja art. 5 k.c. Zgodnie z treścią tego przepisu w razie uzasadnionej potrzeby sąd może udzielić stronom i uczestnikom postępowania występującym w sprawie bez adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego lub radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej niezbędnych pouczeń co do czynności procesowych.

Mając zatem na uwadze brak synchronizacji między przepisami kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami regulującymi postępowanie wieczystoksięgowe, wnioskodawca – który występował w sprawie samodzielnie – winien uzyskać odpowiedniej treści pouczenie – bez którego realizacjia prawa do sądu doznaje istotnego ograniczenia. Warto odnotować, że nawet w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia Sąd Rejonowy nie wyjaśnił, na czym polegają braki dokumentu, który przedstawił wnioskodawca, a ściślej dlaczego nie może on stanowić podstawy wpisu. Sąd Rejonowy po długim wywodzie prawnym ograniczył się do wskazania, że „nie można zaakceptować - jako podstawy wpisu w księdze wieczystej - dokumentu elektronicznego, którego autentyczności lub treści Sąd nie jest w stanie zweryfikować w postępowaniu wieczystoksięgowym”.

W rezultacie zaskarżone postanowienie podlegało uchyleniu, a sprawa została przekazana Sądowi pierwszej instancji do ponownego rozpoznana. Istota sprawy nie została rozpoznana, gdyż Sąd Rejonowy wadliwie przyjął, że przedstawiony przez wnioskodawcę wydruk decyzji Wojewody (...) (...), wydanej w dniu 05 lipca 2024 roku w formie dokumentu elektronicznego wraz z identyfikatorem pisma oraz informacją, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby, która je podpisała, którego to zgodność z dokumentem elektronicznym potwierdził Inspektor Wojewódzki, nie może stanowić podstawy wpisu.

Kwestia przedłożenia dokumentu, wykazującego upoważnione do poświadczania odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu, ani też wykazującego upoważnianie osoby, która podpisała decyzję kwalifikowanym podpisem elektronicznym do działania w imieniu organu, stanowi zagadnienie odrębne od wyżej rozważanego i nie została dotychczas przez Sąd Rejonowy podjęta. W razie stwierdzenie konieczności przedstawienia takich dokumentów Sąd Rejonowy dysponuje odpowiednim narzędziem procesowym (art. 5 k.c.), przy użyciu którego może spowodować uzupełnienie wskazanych braków. Może również zobowiązać wnioskodawcę do przedłożenia tych dokumentów.

Ukształtowane w sposób odbiegający od ogólnych zasad postępowania dowodowego reguły dowodowe postępowania wieczystoksięgowego, nie pozwalają na przeprowadzenie innych dowodów niż z dokumentów (art. 626 ⁸ § 2 k.p.c. - z wyjątkami wynikającymi z art. 626 ⁸ § 21-4 k.p.c.), z uwzględnieniem treści art. 31 ust. 1 u.k.w.h., co ogranicza środki dowodowe, którymi można wykazać podstawę wpisu w znaczeniu materialnym. Przyjęte zasady służą zapewnieniu wiarygodności ksiąg wieczystych w sposób maksymalnie możliwy do uzyskania w uproszczonym postępowaniu sądowym, jakim jest postępowanie wieczystoksięgowe. Nie stoi to natomiast na przeszkodzie wyjaśnianiu i sprawdzaniu poprawności danych, na które powołuje się strona, załączając stosowne dokumenty oraz badaniu skuteczności materialnej czynności stanowiącej podstawę wpisu (postanowienie SN z 30.11.2022 r., I CSK 3383/22, LEX nr 3561865 i tam powołane orzeczenia).

Z naprowadzonych względów, orzeczono jak we wstępie, na zasadzie art. 386 § 4 k.p.c. w zw. z art. 13 § 2 k.p.c.

Sędzia Agnieszka Cholewa – Kuchta